Por que você NUNCA deve alugar uma impressora sem um contrato?

Você tem medo de ofender seu cliente ao pedir que ele assine um contrato de locação de impressoras? Muitos empreendedores acreditam que o cliente vai se sentir ofendido, achando que existe uma desconfiança de que ele não vai pagar.

No entanto, pense no jogo de baralho: quando uma pessoa embaralha as cartas e pede para a outra cortar o maço, não é por desconfiança, mas sim porque essa é uma regra do jogo. Nos negócios, o contrato funciona da mesma forma.

Ao alugar suas impressoras, você está investindo o seu dinheiro e colocando seus equipamentos nas mãos dos funcionários de outra empresa. Portanto, assinar um contrato não é ofensa, é uma regra fundamental do mundo dos negócios para garantir uma parceria bem-sucedida.

--

Confira abaixo os principais pontos que você deve incluir no seu contrato de locação para proteger sua empresa e evitar dores de cabeça:

1. Direitos, Deveres e o Temido "Mau Uso" O documento deve estipular claramente tudo o que é referente à manutenção, suporte e peças, para que o cliente não exija serviços gratuitos que não foram combinados.

Além disso, é crucial ter uma cláusula definindo o que é considerado "mau uso". Por exemplo, se um usuário puxar a bandeja de papel de qualquer jeito e acabar quebrando a peça, de quem é a responsabilidade? Se estiver no contrato que quebras por mau uso são de responsabilidade do cliente, ele pagará pelo conserto sem gerar atritos na relação.

--

2. Regras Claras para o Dia a Dia O contrato evita surpresas e "mudanças de regra" no meio do jogo. Nele, você deve definir detalhes operacionais como:

• Impressora reserva: Você fornecerá um equipamento substituto caso precise retirar a impressora principal para manutenção?

• Pagamentos e Inadimplência: Estabeleça as formas de pagamento, datas de vencimento e penalidades. Se você planeja cobrar 2% de multa e 5% de juros ao mês por atraso, ou se pretende enviar o título para protesto após 5 dias de inadimplência, tudo isso deve estar documentado para que o cliente não alegue desconhecimento.

• Proteção do equipamento: O que acontece em caso de roubo? Defina se o cliente precisa ter seguro e qual é o prazo e a forma de pagamento para ele te ressarcir pela perda da máquina.

  --

3. Rescisão e Multas Defina o básico, como a franquia, o valor da página excedente e a vigência do contrato (24, 36 ou 48 meses).

Além disso, estipule as regras de rescisão, seja por falta de pagamento, quebra por mau uso ou simples desistência. A multa por rescisão pode assumir vários formatos: pode ser um múltiplo do valor mensal, um valor fixo (ex: R$ 10.000), um valor variável que decresce com o tempo, ou até mesmo a exigência de um aviso prévio de três meses.

--

4. Alinhamento de Expectativas Operacionais Um contrato bem redigido define os limites exatos do seu serviço. Você não é obrigado a instalar as impressoras, a menos que isso esteja escrito no contrato.

Você pode perfeitamente deixar a instalação sob a responsabilidade do TI do cliente, evitando ter que ir ao local sempre que um computador for formatado ou perder a conexão. Outros pontos operacionais essenciais para incluir no documento são:

• Quem fará a contagem mensal das páginas impressas e qual o prazo para envio dessa informação.
• Se haverá treinamento de uso para a equipe e como proceder caso o cliente contrate novos funcionários.
• Qual é o prazo para o primeiro atendimento técnico após a abertura de um chamado.
• Qual é o tempo máximo de entrega para suprimentos (toners, tintas e papel), como 24 ou 48 horas, evitando cobranças desesperadas de última hora.

--

O Contrato é Sinal de Profissionalismo Quando você entrega um contrato para o cliente assinar, você mostra a grandeza e a seriedade da sua empresa. Deixar os acordos apenas na base da conversa informal abre margem para atrasos de pagamento e aceitação de maus negócios.

Para garantir uma parceria onde ambos saibam exatamente os seus deveres e direitos, a regra é simples: coloque tudo no papel.