Quanto Cobrar por Página Impressa: Fórmula Completa para Locação

Essa é a pergunta que mais paralisa quem está começando ou tentando escalar no negócio de locação de impressoras. Cobrar pouco significa trabalhar de graça ou até ter prejuízo. Cobrar muito significa perder o contrato para a concorrência.

A boa notícia é que existe uma fórmula. Não é achismo, não é o que o concorrente cobra, não é o que o cliente quer pagar. É um cálculo que considera todos os custos reais do serviço e ainda garante a sua margem de lucro.

Neste artigo você vai ver a fórmula completa para calcular quanto cobrar por página impressa em contratos de locação.

Por Que a Maioria Erra na Precificação

O erro mais comum é calcular só o custo do toner e colocar uma margem por cima. Parece lógico, mas ignora uma série de custos que existem em todo contrato.

Impressora que fica no cliente deprecia. Fusor tem uma vida útil em páginas. Drum também. Você se desloca para atender chamados. Você paga impostos sobre o faturamento. E ainda precisa de uma margem que justifique o risco e o capital investido.

Quando esses custos ficam de fora do cálculo, a conta fecha no papel e não fecha no banco.

Os Componentes do Custo por Página

Para chegar no valor correto, você precisa calcular cada componente separadamente e depois somar tudo.

Custo do toner por página

Pegue o preço do toner e divida pelo rendimento declarado pelo fabricante. Um toner que custa R$ 120,00 com rendimento de 3.000 páginas tem custo de R$ 0,04 por página.

Atenção: o rendimento declarado é em condições de laboratório, com cobertura de 5%. Se o cliente imprime documentos mais densos, o rendimento real é menor. Considere uma margem de segurança de 20% sobre o custo calculado.

Custo do fusor por página

O fusor tem uma vida útil medida em páginas, geralmente entre 100.000 e 200.000 páginas dependendo do modelo. Pegue o preço do fusor de reposição e divida pela vida útil. Um fusor de R$ 400,00 com vida útil de 100.000 páginas custa R$ 0,004 por página.

Custo do drum por página

Mesmo raciocínio do fusor. O drum, ou unidade fotocondutora, tem uma vida útil em páginas. Calcule o custo unitário dividindo o preço pelo rendimento.

Depreciação do equipamento

Pegue o valor de compra da impressora e estime por quantas páginas ela vai durar. Uma impressora de R$ 3.000,00 com vida útil de 500.000 páginas tem custo de depreciação de R$ 0,006 por página.

Custo de deslocamento e mão de obra

Estime quantos chamados você vai atender naquele contrato por ano, o tempo médio de cada atendimento e o custo do seu deslocamento. Divida pelo volume de páginas estimado no período.

Se você atende em média dois chamados por trimestre, cada um levando duas horas e R$ 30,00 de deslocamento, e o contrato tem franquia de 5.000 páginas por mês, esse custo fica por volta de R$ 0,003 por página.

Impostos

Dependendo do seu regime tributário, os impostos sobre o faturamento ficam entre 6% e 15%. Esse percentual entra no cálculo como um custo que incide sobre o preço final, não sobre o custo base.

A Fórmula

Some todos os custos por página:

Custo total por página = toner + fusor + drum + depreciação + deslocamento/mão de obra

Depois aplique os impostos e a margem de lucro:

Preço por página = custo total / (1 - impostos% - margem%)

Exemplo prático: se o custo total deu R$ 0,06 por página, os impostos são 8% e você quer 30% de margem:

Preço = 0,06 / (1 - 0,08 - 0,30) = 0,06 / 0,62 = R$ 0,097 por página

Arredondando, esse contrato seria precificado a R$ 0,10 por página.

O Que Muda Para Contratos com Franquia

Em contratos com franquia, o cliente paga uma mensalidade fixa que já inclui um volume de páginas. O cálculo é o mesmo, mas você precisa considerar o volume garantido pela franquia, não o volume real que o cliente vai usar.

Se a franquia é de 5.000 páginas e o cliente usa apenas 3.000, você recebe pela franquia inteira. Isso protege sua receita e é uma das razões pelas quais o contrato por franquia é o modelo mais recomendado para quem quer previsibilidade.

Para o excedente, você pode usar o mesmo preço por página ou um valor ligeiramente menor, dependendo da estratégia comercial. Muitos locadores cobram um excedente com margem maior, já que o custo fixo do contrato já foi coberto pela franquia.

Calculando Isso para Cada Modelo de Equipamento

O problema é que cada modelo de impressora tem custos diferentes. O toner de uma HP M404 tem um preço e rendimento, o da Brother L5200DW tem outro. O fusor de cada modelo tem vida útil diferente. A depreciação varia com o preço de compra.

Isso significa que você precisa fazer esse cálculo para cada modelo que você coloca em contrato. Se você tem impressoras de dez modelos diferentes, são dez cálculos distintos, e o preço correto para cada um vai ser diferente.

Fazer isso manualmente numa planilha é possível, mas trabalhoso e sujeito a erro. Uma mudança no preço do toner exige que você atualize todas as planilhas de todos os modelos.

O Máquina Pro resolve exatamente isso. Você cadastra o modelo da impressora, informa os custos dos suprimentos e peças, e o sistema calcula automaticamente o preço correto por página e a mensalidade ideal para contratos de 24 ou 36 meses, já considerando impostos e margem de lucro.

Com um clique, ele gera a proposta comercial e o contrato pronto para assinar. Você para de adivinhar e passa a precificar com precisão.

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Preço de Mercado vs. Preço Calculado

Depois de calcular o seu preço, é natural querer comparar com o que o mercado pratica. Mas cuidado com essa comparação.

O preço que o concorrente cobra pode estar errado. Muita gente no mercado de locação não faz esse cálculo e cobra baseado no feeling ou no que o cliente aceita pagar. Isso funciona até o dia que um equipamento precisa de manutenção cara e a margem não aguenta.

Use o preço de mercado como referência para saber se você está muito fora da realidade, não como a base do seu cálculo. Se o mercado pratica valores muito abaixo do seu custo calculado, o problema não é o seu cálculo. É o mercado operando com margem ruim.

O Número que Você Precisa Saber de Cor

Depois de fazer esse cálculo para cada modelo que você trabalha, guarde esses números. O custo por página de cada equipamento é a informação mais importante do seu negócio de locação.

É com esse número que você vai saber se um contrato é lucrativo ou não. É com ele que você vai defender o seu preço quando o cliente tentar barganhar. E é com ele que você vai crescer com margem, não com volume.